Document SOGo mail filter workflow

docs/mail-sogo-audit-2026-08-06.md

@@ -0,0 +1,228 @@
+# Audit nastaveni SOGo mailboxu info@9b-plus.com
+
+Datum: 2026-08-06
+Rezim: pouze analyza, bez mazani, presouvani, ukladani nebo zmen nastaveni
+Mailbox: info@9b-plus.com
+Rozhrani: SOGo Groupware / mail.ma-al.com
+
+## Shrnuti
+
+Mailbox ma rozsahle rucne nastavene trideni. Aktualne bylo nalezeno 61 filtru, coz uz je dost na to, aby vznikaly duplicity, prekryvy a nejasne chovani pri pridavani dalsich pravidel.
+
+Hlavni cil neni pridat dalsi filtry, ale sjednotit system:
+
+- jasne pojmenovani pravidel
+- mene cilovych slozek, ale s jasnym vyznamem
+- oddeleni automatickych notifikaci od zive komunikace
+- omezit nebo nahradit mazaci pravidla bezpecnejsi karantenou
+- zavest evidenci pravidel, aby se nova pravidla neduplikovala
+
+## Stav mailboxu
+
+- Inbox: priblizne 10 347 zprav
+- Kapacita: priblizne 76 % z 10 240 MB
+- Riziko: mailbox se blizi prakticke hranici, kde bude vhodne resit archivaci a ukladani velkych priloh
+
+## Viditelne slozky
+
+- AAA - vyrizena konverzace
+- B2B - faktury
+- B2B - potvrzeni objednavky
+- B2C - potvrzeni objednavky
+- Dopravci - dorucovane zasilky
+- Dopravci - faktury atd.
+- Google - ADS
+- Recenze od zakazniku
+- Koncepty
+- Odeslana posta
+- Kos
+- Nevyzadana posta
+- Sablony
+- Archive
+
+## Obecna nastaveni posty
+
+- Automaticke oznacovani zprav jako prectene: zapnuto
+- Oznaceni za prectene: ihned po zobrazeni
+- Vzdalene inline obrazky: nikdy
+- Podpis do novych zprav: zapnuto
+- Podpis do odpovedi: zapnuto
+- Podpis do preposlanych zprav: zapnuto
+- Format vytvarenych zprav: HTML
+- Automaticke ukladani rozepsane zpravy: kazdych 5 minut
+
+Poznamka: nastaveni vzdalenych obrazku na "Nikdy" je bezpecne. Automaticke oznaceni za prectene ihned po otevreni muze byt problem u sdilene schranky, protoze zprava muze zmizet z pozornosti ostatnich lidi.
+
+## Stitky
+
+- Pracovni
+- Pozdeji
+- Dulezity
+- Treba udelat
+- Odeslano potvrzeni o precteni
+- Osobni
+
+## Soucasne skupiny filtru
+
+### Mazaci / odfiltrovavaci
+
+- Smazat oznameni PKO - PayU
+- Smazat oznameni PKO - DPD
+- Smazat oznameni PKO - Zasilkovna
+- Smazat oznameni FIO - DPD
+- Smazat oznameni FIO - Zasilkovna - CZK
+- Smazat oznameni FIO - Zasilkovna - EUR
+- Smazat oznameni FIO - GLS - CZK
+- Smazat oznameni FIO - Fio banka - vydaj na konte
+- Smazat oznameni FIO - GLS
+
+Riziko: mazaci filtry jsou nejcitlivejsi cast. Doporuceni je nemenit je rovnou na tvrde mazani, ale nejdrive pouzit slozku typu "99 - Automaticky odfiltrovano" nebo "99 - Karantena automatika".
+
+### B2B faktury a doklady
+
+- B2B - faktury - Yate
+- B2B - faktury - RP Climbing - Ocun
+- B2B - faktury - Ferrino
+- B2B - faktury - Dodaci list - RP Climbing - Ocun
+- B2B - faktury - Activent 365 s.r.o. - Pinguin
+- B2B - faktury - STS
+- B2B - faktury - Norský svet
+- B2B - faktury - Pinguin - Potvrzeni objednavky ze systemu B2B
+- B2B - faktury - Norge
+- B2B - Faktura c - Vertone
+- HEUREKA.SK - Faktura - danovy doklad
+
+### B2B potvrzeni a objednavky
+
+- B2B - potvrzeni objednavky - TECHINOVA s.r.o.
+- B2B - potvrzeni objednavky - BRYNJE.eu
+- B2B - potvrzeni objednavky - Ocun
+- B2B - potvrzeni objednavky - Vertone - Objednavka byla prijata
+- B2B - Objednavka zbozi - obchod@warmpeace.cz
+- B2B - Your Submitted Rock Empire Order
+- B2B - Sea to Summit Order Confirmation Order
+- B2B - Shipping Confirmation + Delivery note Sea to Summit GmbH
+- B2B - Vertone - Dekujeme za Vasi B2B objednavku
+
+### B2C
+
+- B2C - potvrzeni objednavky
+
+### Dopravci
+
+- Dopravci - GLS - Aktualni stav
+- Dopravci - DPD - Tydenni rozpis hromadnych plateb za obdobi
+- Dopravci - GLS - International ShopReturnService Report
+- Dopravci - DPD - recenze na doruceni
+- Dopravci - DPD - Dnes Vam dorucime balicek
+- Dopravci - PPL - Prevzali jsme vasi
+- Dopravci - Zasilkovna - Prehled vybranych dobirek
+- Dopravci - Zasilkovna - Zasilku jsme prevzali a nasledujici pracovni den ji dorucime
+- Dopravci - GLS - Dnes vam budeme dorucovat balik
+- Dopravci - GLS - Seznam dobirek
+- Dopravci - GLS - Sledovani baliku
+- Dopravci - GLS - Dorucili jsme vas balik
+- Dopravci - DPD - Vas balicek je na ceste
+- Dopravci - GLS - Track & Trace Protocol
+- Dopravci - PPL - Vasi zasilku budeme dnes dorucovat
+- Dopravci - PPL - Prevzali jsme Vasi zasilku
+- Dopravci - Nowa przesylka
+- Dopravci - Przesylki w drodze
+- Dopravci - GLS - Zoznam dobierok
+- Dopravci - DPD - Vas balicek DPD uz je na ceste
+- Dopravci - GLS - Prevzali jsme vas balik
+- Dopravci - GLS - Utanvet reszletezo
+- Dopravci - Balikovna - Vezeme Vam balik
+
+### Recenze
+
+- Recenze - Trustpilot
+- Recenze - Google
+
+### Marketing / platformy / social
+
+- Google - ADS - reklamy
+- Dropbox - Last week's updates in your shared folders
+- Instagram - 9bplus, mrknete na momenty, ktere vam utekly
+- Instagram - 9bplus, mate neprectene zpravy
+- Instagram - 9bplus, sledujte ve svem kanalu
+
+### Spam
+
+- SPAM
+
+## Klicove pravidlo pro budouci trideni
+
+Automaticke filtry maji filtrovat pouze systemove a automaticke e-maily. Jakmile se z automatickeho e-mailu stane ziva konverzace, zprava ma zustat v Inboxu nebo dostat stav "k reseni".
+
+Prakticky princip:
+
+- filtrovat podle kombinace odesilatele a predmetu
+- nepouzivat samotny predmet jako jedine pravidlo
+- odpovedi s prefixem RE:, Re:, Aw:, Fwd: netridit automaticky pryc
+- u dodavatelu a zakaznicke komunikace davat prednost ponechani v Inboxu pred skrytim do slozky
+
+Navrhovana bezpecnostni brzda pro automaticke filtry:
+
+- Predmet neobsahuje RE:
+- Predmet neobsahuje Re:
+- Predmet neobsahuje AW:
+- Predmet neobsahuje Aw:
+- Predmet neobsahuje FWD:
+- Predmet neobsahuje Fwd:
+
+Podle moznosti SOGo/Sieve je vhodne pridat i kontrolu hlavicek typu Auto-Submitted, Precedence nebo konkretni automaticke odesilatele.
+
+## Navrhovane cilove slozky
+
+Navrh pro sjednoceni:
+
+- 01 - Akcni / k reseni
+- 02 - Objednavky zakaznici
+- 03 - B2B objednavky
+- 04 - B2B faktury a doklady
+- 05 - Dopravci - dorucovani
+- 06 - Dopravci - dobirky a faktury
+- 07 - Reklamace
+- 08 - Recenze
+- 09 - Marketing a platformy
+- 90 - Archiv vyrizeno
+- 99 - Automaticky odfiltrovano
+
+## Navrhovane pojmenovani filtru
+
+Format:
+
+`Kategorie - Zdroj - Typ zpravy`
+
+Priklady:
+
+- B2B faktury - Yate - faktura
+- B2B objednavky - Vertone - potvrzeni
+- Dopravci dorucovani - DPD - balik na ceste
+- Dopravci dobirky - GLS - seznam dobirek
+- Marketing - Instagram - notifikace
+- Banka - Fio - prijem
+- Karantena - PayU - PKO oznameni
+
+## Navrhovany dalsi postup
+
+1. Vyexportovat nebo rucne opsat detailni podminky vsech 61 filtru.
+2. U kazdeho filtru doplnit: podminka, akce, cilova slozka, zda zastavuje dalsi pravidla.
+3. Oznacit filtry jako:
+   - ponechat
+   - sloucit
+   - prejmenovat
+   - vypnout
+   - nahradit bezpecnejsim pravidlem
+   - rizikove mazani
+4. Nejdrive upravit nazvy a karantenu, ne mazani.
+5. Po testovacim obdobi resit archivaci a pripadne cisteni.
+
+## Zasady bezpecnosti
+
+- Zadna hesla neukladat do dokumentace.
+- Pred zmenami vzdy mit aktualni audit.
+- Mazaci pravidla nemenit bez explicitniho potvrzeni.
+- U zive komunikace preferovat Inbox nebo "01 - Akcni / k reseni".
+- Automatizace Maalflows ma v prvni fazi pouze cist a navrhovat, ne odesilat a nemazat.