Document SOGo mail filter workflow

2026-08-08 09:24:50 +02:00
parent 74146c1ad8
commit bc27fe696b
17 changed files with 17734 additions and 0 deletions
@@ -0,0 +1,88 @@
+# SOGo Inbox audit - vzorek pro trideni
+
+Datum: 2026-08-06 14:35
+Ucet: `info@9b-plus.com`
+Rezim: pouze audit, bez zmen v SOGo
+
+## Cil
+
+Projit rozumny vzorek starsich e-mailu v Inboxu kolem data `03.07.2026` a starsich.
+
+Cilem neni vytvaret filtry jeden po druhem, ale rozdelit e-maily do skupin:
+
+- existujici filtr uz mame
+- filtr chybi a stoji za navrh
+- ziva komunikace / ponechat v Inboxu
+- nejiste, nutne rozhodnout pozdeji
+
+## Provedeny vzorek
+
+Viditelny vzorek obsahoval hlavne zpravy z `02.07.2026` a `01.07.2026`.
+
+Pred timto auditem byl jeden starsi e-mail Instagram z `03.07.2026` presunut do `99 - Automaticky odfiltrovano`, protoze odpovidal uz existujicimu Instagram filtru.
+
+## Uz pokryto existujicim filtrem
+
+Tyto zpravy maji podle ulozenych pravidel existujici filtr. Lze je hromadne presouvat do odpovidajicich slozek.
+
+| Datum | Odesilatel | Predmet | Cil |
+|---|---|---|---|
+| 02.07.2026 | `customers@activent365.com` | `Pinguin - Potvrzeni objednavky ze systemu B2B` | `03 - B2B objednavky` |
+| 02.07.2026 | `Sea to Summit EMEA B2B` | `Sea to Summit Order Confirmation Order No. SMT12059` | `03 - B2B objednavky` |
+| 02.07.2026 | `support@ppl.cz` | `PPL - Prevzali jsme vasi zasilku` | `05 - Dopravci - dorucovani` |
+| 01.07.2026 | `Zasilkovna s.r.o.` | `Prehled vybranych dobirek` | `99 - Automaticky odfiltrovano` |
+| 01.07.2026 | `NOREPLY@dpd.cz` | `Vas balicek je na ceste` | `05 - Dopravci - dorucovani` |
+
+Poznamka: U Zasilkovny je potreba pri presunu overit presnou odesilaci adresu. Existujici filtr ceka `fakturace@zasilkovna.cz`.
+
+## Pravdepodobne pokryto, ale chce overit detail
+
+Tyto zpravy vypadaji jako veci, pro ktere uz logicky filtr mame, ale podle viditelneho seznamu neni jistota, ze sedi presna kombinace odesilatel + predmet.
+
+| Datum | Odesilatel | Predmet | Pravdepodobny cil | Proc overit |
+|---|---|---|---|---|
+| 01.07.2026 | `Zasilkovna s.r.o.` | `Faktura za sluzby a prehled vybranych dobirek` | `99 - Automaticky odfiltrovano` nebo `06 - Dopravci - dobirky a faktury` | existujici filtr pokryva `Prehled vybranych dobirek`, ale nemusi pokryt fakturu za sluzby |
+| 02.07.2026 | `fakturace@gls-czech.com` | `GLS Faktura/Invoice 26043045` | `06 - Dopravci - dobirky a faktury` | v ulozenych filtrech je vice GLS pravidel, ale nenasel se jasny filtr pro `fakturace@gls-czech.com` + faktura |
+
+## Kandidati na nove filtry
+
+Tyto zpravy pravdepodobne zatim nemaji samostatny filtr a stoji za sbirani do davkoveho navrhu.
+
+| Datum | Odesilatel | Predmet | Navrh |
+|---|---|---|---|
+| 01.07.2026 | `FAYN` | `Vyuctovani telekomunikacnich sluzeb 6/2026` | novy filtr do `04 - B2B faktury a doklady` nebo samostatne rozhodnout, kam patri telekom faktury |
+| 02.07.2026 | `Sea to Summit EMEA B2B` | `135072 is your code` | pravdepodobne jednorazovy prihlasovaci kod; spis nevytvaret filtr, nebo davat do `99` jen pokud se opakuje |
+| 02.07.2026 | `Karel` | `Vas e-shop me zaujal z jednoho duvodu` | obchodni nabidka/spam kandidat; nejdrive sbirat dalsi podobne vzorky |
+
+## Ponechat v Inboxu / ziva komunikace
+
+Tyto zpravy vypadaji jako komunikace se zakaznikem nebo odpovedi. Nemely by padat do automatickych slozek, pokud nejsou vyrizene rucne.
+
+| Datum | Odesilatel | Predmet | Duvod |
+|---|---|---|---|
+| 02.07.2026 | `Monika 9b plus` | `RE: [9b-plus] New order ...` | odpoved / interni nebo zakaznicka komunikace |
+| 02.07.2026 | `ales.rajch@9b-plus.com` | `RE: Vas e-shop me zaujal z jednoho duvodu` | odpoved, nema se filtrovat podle puvodniho spamu |
+| 02.07.2026 | `Miroslava Helusova` | `Re: [9b-plus] Cekani na bankovni platbu ...` | ziva zakaznicka komunikace |
+| 01.07.2026 | `Monika 9b plus` | `RE: Wrong DPD Pickup Locker - Request for Assistance` | ziva komunikace |
+| 01.07.2026 | `MonikaBednarek` | `Witam jaki jest czas oczekiwania...` | dotaz zakaznika |
+
+## Doporuceny dalsi postup
+
+1. Nejdriv udelat hromadny presun jasne pokrytych zpravy:
+   - Pinguin potvrzeni -> `03 - B2B objednavky`
+   - Sea to Summit order confirmation -> `03 - B2B objednavky`
+   - PPL prevzali zasilku -> `05 - Dopravci - dorucovani`
+   - DPD balik na ceste -> `05 - Dopravci - dorucovani`
+   - Zasilkovna prehled dobirek -> `99 - Automaticky odfiltrovano`, pokud sedi odesilatel
+2. Pred presunem nejasnych GLS/Zasilkovna/FAYN otevrit detail zpravy a overit presne odesilatele.
+3. Nove filtry zatim nevytvaret jednotlive. Nejdrive nasbirat vice podobnych vzorku.
+4. Az bude vzorku vic, vytvorit davkovy navrh novych filtru:
+   - GLS faktury
+   - FAYN vyuctovani
+   - obchodni nabidky/spam typu `Vas e-shop me zaujal...`
+5. U vsech novych automatickych filtru zachovat ochranu proti odpovedim:
+   - predmet neodpovida regexu `^(RE|Re|AW|Aw|FWD|Fwd)\s*:`
+
+## Bezpecnost
+
+Behem tohoto auditu nebyly vytvareny nove filtry, nebyly mazany zpravy a nebyly provedeny hromadne presuny.