# Audit nastaveni SOGo mailboxu info@9b-plus.com Datum: 2026-08-06 Rezim: pouze analyza, bez mazani, presouvani, ukladani nebo zmen nastaveni Mailbox: info@9b-plus.com Rozhrani: SOGo Groupware / mail.ma-al.com ## Shrnuti Mailbox ma rozsahle rucne nastavene trideni. Aktualne bylo nalezeno 61 filtru, coz uz je dost na to, aby vznikaly duplicity, prekryvy a nejasne chovani pri pridavani dalsich pravidel. Hlavni cil neni pridat dalsi filtry, ale sjednotit system: - jasne pojmenovani pravidel - mene cilovych slozek, ale s jasnym vyznamem - oddeleni automatickych notifikaci od zive komunikace - omezit nebo nahradit mazaci pravidla bezpecnejsi karantenou - zavest evidenci pravidel, aby se nova pravidla neduplikovala ## Stav mailboxu - Inbox: priblizne 10 347 zprav - Kapacita: priblizne 76 % z 10 240 MB - Riziko: mailbox se blizi prakticke hranici, kde bude vhodne resit archivaci a ukladani velkych priloh ## Viditelne slozky - AAA - vyrizena konverzace - B2B - faktury - B2B - potvrzeni objednavky - B2C - potvrzeni objednavky - Dopravci - dorucovane zasilky - Dopravci - faktury atd. - Google - ADS - Recenze od zakazniku - Koncepty - Odeslana posta - Kos - Nevyzadana posta - Sablony - Archive ## Obecna nastaveni posty - Automaticke oznacovani zprav jako prectene: zapnuto - Oznaceni za prectene: ihned po zobrazeni - Vzdalene inline obrazky: nikdy - Podpis do novych zprav: zapnuto - Podpis do odpovedi: zapnuto - Podpis do preposlanych zprav: zapnuto - Format vytvarenych zprav: HTML - Automaticke ukladani rozepsane zpravy: kazdych 5 minut Poznamka: nastaveni vzdalenych obrazku na "Nikdy" je bezpecne. Automaticke oznaceni za prectene ihned po otevreni muze byt problem u sdilene schranky, protoze zprava muze zmizet z pozornosti ostatnich lidi. ## Stitky - Pracovni - Pozdeji - Dulezity - Treba udelat - Odeslano potvrzeni o precteni - Osobni ## Soucasne skupiny filtru ### Mazaci / odfiltrovavaci - Smazat oznameni PKO - PayU - Smazat oznameni PKO - DPD - Smazat oznameni PKO - Zasilkovna - Smazat oznameni FIO - DPD - Smazat oznameni FIO - Zasilkovna - CZK - Smazat oznameni FIO - Zasilkovna - EUR - Smazat oznameni FIO - GLS - CZK - Smazat oznameni FIO - Fio banka - vydaj na konte - Smazat oznameni FIO - GLS Riziko: mazaci filtry jsou nejcitlivejsi cast. Doporuceni je nemenit je rovnou na tvrde mazani, ale nejdrive pouzit slozku typu "99 - Automaticky odfiltrovano" nebo "99 - Karantena automatika". ### B2B faktury a doklady - B2B - faktury - Yate - B2B - faktury - RP Climbing - Ocun - B2B - faktury - Ferrino - B2B - faktury - Dodaci list - RP Climbing - Ocun - B2B - faktury - Activent 365 s.r.o. - Pinguin - B2B - faktury - STS - B2B - faktury - Norský svet - B2B - faktury - Pinguin - Potvrzeni objednavky ze systemu B2B - B2B - faktury - Norge - B2B - Faktura c - Vertone - HEUREKA.SK - Faktura - danovy doklad ### B2B potvrzeni a objednavky - B2B - potvrzeni objednavky - TECHINOVA s.r.o. - B2B - potvrzeni objednavky - BRYNJE.eu - B2B - potvrzeni objednavky - Ocun - B2B - potvrzeni objednavky - Vertone - Objednavka byla prijata - B2B - Objednavka zbozi - obchod@warmpeace.cz - B2B - Your Submitted Rock Empire Order - B2B - Sea to Summit Order Confirmation Order - B2B - Shipping Confirmation + Delivery note Sea to Summit GmbH - B2B - Vertone - Dekujeme za Vasi B2B objednavku ### B2C - B2C - potvrzeni objednavky ### Dopravci - Dopravci - GLS - Aktualni stav - Dopravci - DPD - Tydenni rozpis hromadnych plateb za obdobi - Dopravci - GLS - International ShopReturnService Report - Dopravci - DPD - recenze na doruceni - Dopravci - DPD - Dnes Vam dorucime balicek - Dopravci - PPL - Prevzali jsme vasi - Dopravci - Zasilkovna - Prehled vybranych dobirek - Dopravci - Zasilkovna - Zasilku jsme prevzali a nasledujici pracovni den ji dorucime - Dopravci - GLS - Dnes vam budeme dorucovat balik - Dopravci - GLS - Seznam dobirek - Dopravci - GLS - Sledovani baliku - Dopravci - GLS - Dorucili jsme vas balik - Dopravci - DPD - Vas balicek je na ceste - Dopravci - GLS - Track & Trace Protocol - Dopravci - PPL - Vasi zasilku budeme dnes dorucovat - Dopravci - PPL - Prevzali jsme Vasi zasilku - Dopravci - Nowa przesylka - Dopravci - Przesylki w drodze - Dopravci - GLS - Zoznam dobierok - Dopravci - DPD - Vas balicek DPD uz je na ceste - Dopravci - GLS - Prevzali jsme vas balik - Dopravci - GLS - Utanvet reszletezo - Dopravci - Balikovna - Vezeme Vam balik ### Recenze - Recenze - Trustpilot - Recenze - Google ### Marketing / platformy / social - Google - ADS - reklamy - Dropbox - Last week's updates in your shared folders - Instagram - 9bplus, mrknete na momenty, ktere vam utekly - Instagram - 9bplus, mate neprectene zpravy - Instagram - 9bplus, sledujte ve svem kanalu ### Spam - SPAM ## Klicove pravidlo pro budouci trideni Automaticke filtry maji filtrovat pouze systemove a automaticke e-maily. Jakmile se z automatickeho e-mailu stane ziva konverzace, zprava ma zustat v Inboxu nebo dostat stav "k reseni". Prakticky princip: - filtrovat podle kombinace odesilatele a predmetu - nepouzivat samotny predmet jako jedine pravidlo - odpovedi s prefixem RE:, Re:, Aw:, Fwd: netridit automaticky pryc - u dodavatelu a zakaznicke komunikace davat prednost ponechani v Inboxu pred skrytim do slozky Navrhovana bezpecnostni brzda pro automaticke filtry: - Predmet neobsahuje RE: - Predmet neobsahuje Re: - Predmet neobsahuje AW: - Predmet neobsahuje Aw: - Predmet neobsahuje FWD: - Predmet neobsahuje Fwd: Podle moznosti SOGo/Sieve je vhodne pridat i kontrolu hlavicek typu Auto-Submitted, Precedence nebo konkretni automaticke odesilatele. ## Navrhovane cilove slozky Navrh pro sjednoceni: - 01 - Akcni / k reseni - 02 - Objednavky zakaznici - 03 - B2B objednavky - 04 - B2B faktury a doklady - 05 - Dopravci - dorucovani - 06 - Dopravci - dobirky a faktury - 07 - Reklamace - 08 - Recenze - 09 - Marketing a platformy - 90 - Archiv vyrizeno - 99 - Automaticky odfiltrovano ## Navrhovane pojmenovani filtru Format: `Kategorie - Zdroj - Typ zpravy` Priklady: - B2B faktury - Yate - faktura - B2B objednavky - Vertone - potvrzeni - Dopravci dorucovani - DPD - balik na ceste - Dopravci dobirky - GLS - seznam dobirek - Marketing - Instagram - notifikace - Banka - Fio - prijem - Karantena - PayU - PKO oznameni ## Navrhovany dalsi postup 1. Vyexportovat nebo rucne opsat detailni podminky vsech 61 filtru. 2. U kazdeho filtru doplnit: podminka, akce, cilova slozka, zda zastavuje dalsi pravidla. 3. Oznacit filtry jako: - ponechat - sloucit - prejmenovat - vypnout - nahradit bezpecnejsim pravidlem - rizikove mazani 4. Nejdrive upravit nazvy a karantenu, ne mazani. 5. Po testovacim obdobi resit archivaci a pripadne cisteni. ## Zasady bezpecnosti - Zadna hesla neukladat do dokumentace. - Pred zmenami vzdy mit aktualni audit. - Mazaci pravidla nemenit bez explicitniho potvrzeni. - U zive komunikace preferovat Inbox nebo "01 - Akcni / k reseni". - Automatizace Maalflows ma v prvni fazi pouze cist a navrhovat, ne odesilat a nemazat.