229 lines
6.9 KiB
Markdown
229 lines
6.9 KiB
Markdown
# Audit nastaveni SOGo mailboxu info@9b-plus.com
|
|
|
|
Datum: 2026-08-06
|
|
Rezim: pouze analyza, bez mazani, presouvani, ukladani nebo zmen nastaveni
|
|
Mailbox: info@9b-plus.com
|
|
Rozhrani: SOGo Groupware / mail.ma-al.com
|
|
|
|
## Shrnuti
|
|
|
|
Mailbox ma rozsahle rucne nastavene trideni. Aktualne bylo nalezeno 61 filtru, coz uz je dost na to, aby vznikaly duplicity, prekryvy a nejasne chovani pri pridavani dalsich pravidel.
|
|
|
|
Hlavni cil neni pridat dalsi filtry, ale sjednotit system:
|
|
|
|
- jasne pojmenovani pravidel
|
|
- mene cilovych slozek, ale s jasnym vyznamem
|
|
- oddeleni automatickych notifikaci od zive komunikace
|
|
- omezit nebo nahradit mazaci pravidla bezpecnejsi karantenou
|
|
- zavest evidenci pravidel, aby se nova pravidla neduplikovala
|
|
|
|
## Stav mailboxu
|
|
|
|
- Inbox: priblizne 10 347 zprav
|
|
- Kapacita: priblizne 76 % z 10 240 MB
|
|
- Riziko: mailbox se blizi prakticke hranici, kde bude vhodne resit archivaci a ukladani velkych priloh
|
|
|
|
## Viditelne slozky
|
|
|
|
- AAA - vyrizena konverzace
|
|
- B2B - faktury
|
|
- B2B - potvrzeni objednavky
|
|
- B2C - potvrzeni objednavky
|
|
- Dopravci - dorucovane zasilky
|
|
- Dopravci - faktury atd.
|
|
- Google - ADS
|
|
- Recenze od zakazniku
|
|
- Koncepty
|
|
- Odeslana posta
|
|
- Kos
|
|
- Nevyzadana posta
|
|
- Sablony
|
|
- Archive
|
|
|
|
## Obecna nastaveni posty
|
|
|
|
- Automaticke oznacovani zprav jako prectene: zapnuto
|
|
- Oznaceni za prectene: ihned po zobrazeni
|
|
- Vzdalene inline obrazky: nikdy
|
|
- Podpis do novych zprav: zapnuto
|
|
- Podpis do odpovedi: zapnuto
|
|
- Podpis do preposlanych zprav: zapnuto
|
|
- Format vytvarenych zprav: HTML
|
|
- Automaticke ukladani rozepsane zpravy: kazdych 5 minut
|
|
|
|
Poznamka: nastaveni vzdalenych obrazku na "Nikdy" je bezpecne. Automaticke oznaceni za prectene ihned po otevreni muze byt problem u sdilene schranky, protoze zprava muze zmizet z pozornosti ostatnich lidi.
|
|
|
|
## Stitky
|
|
|
|
- Pracovni
|
|
- Pozdeji
|
|
- Dulezity
|
|
- Treba udelat
|
|
- Odeslano potvrzeni o precteni
|
|
- Osobni
|
|
|
|
## Soucasne skupiny filtru
|
|
|
|
### Mazaci / odfiltrovavaci
|
|
|
|
- Smazat oznameni PKO - PayU
|
|
- Smazat oznameni PKO - DPD
|
|
- Smazat oznameni PKO - Zasilkovna
|
|
- Smazat oznameni FIO - DPD
|
|
- Smazat oznameni FIO - Zasilkovna - CZK
|
|
- Smazat oznameni FIO - Zasilkovna - EUR
|
|
- Smazat oznameni FIO - GLS - CZK
|
|
- Smazat oznameni FIO - Fio banka - vydaj na konte
|
|
- Smazat oznameni FIO - GLS
|
|
|
|
Riziko: mazaci filtry jsou nejcitlivejsi cast. Doporuceni je nemenit je rovnou na tvrde mazani, ale nejdrive pouzit slozku typu "99 - Automaticky odfiltrovano" nebo "99 - Karantena automatika".
|
|
|
|
### B2B faktury a doklady
|
|
|
|
- B2B - faktury - Yate
|
|
- B2B - faktury - RP Climbing - Ocun
|
|
- B2B - faktury - Ferrino
|
|
- B2B - faktury - Dodaci list - RP Climbing - Ocun
|
|
- B2B - faktury - Activent 365 s.r.o. - Pinguin
|
|
- B2B - faktury - STS
|
|
- B2B - faktury - Norský svet
|
|
- B2B - faktury - Pinguin - Potvrzeni objednavky ze systemu B2B
|
|
- B2B - faktury - Norge
|
|
- B2B - Faktura c - Vertone
|
|
- HEUREKA.SK - Faktura - danovy doklad
|
|
|
|
### B2B potvrzeni a objednavky
|
|
|
|
- B2B - potvrzeni objednavky - TECHINOVA s.r.o.
|
|
- B2B - potvrzeni objednavky - BRYNJE.eu
|
|
- B2B - potvrzeni objednavky - Ocun
|
|
- B2B - potvrzeni objednavky - Vertone - Objednavka byla prijata
|
|
- B2B - Objednavka zbozi - obchod@warmpeace.cz
|
|
- B2B - Your Submitted Rock Empire Order
|
|
- B2B - Sea to Summit Order Confirmation Order
|
|
- B2B - Shipping Confirmation + Delivery note Sea to Summit GmbH
|
|
- B2B - Vertone - Dekujeme za Vasi B2B objednavku
|
|
|
|
### B2C
|
|
|
|
- B2C - potvrzeni objednavky
|
|
|
|
### Dopravci
|
|
|
|
- Dopravci - GLS - Aktualni stav
|
|
- Dopravci - DPD - Tydenni rozpis hromadnych plateb za obdobi
|
|
- Dopravci - GLS - International ShopReturnService Report
|
|
- Dopravci - DPD - recenze na doruceni
|
|
- Dopravci - DPD - Dnes Vam dorucime balicek
|
|
- Dopravci - PPL - Prevzali jsme vasi
|
|
- Dopravci - Zasilkovna - Prehled vybranych dobirek
|
|
- Dopravci - Zasilkovna - Zasilku jsme prevzali a nasledujici pracovni den ji dorucime
|
|
- Dopravci - GLS - Dnes vam budeme dorucovat balik
|
|
- Dopravci - GLS - Seznam dobirek
|
|
- Dopravci - GLS - Sledovani baliku
|
|
- Dopravci - GLS - Dorucili jsme vas balik
|
|
- Dopravci - DPD - Vas balicek je na ceste
|
|
- Dopravci - GLS - Track & Trace Protocol
|
|
- Dopravci - PPL - Vasi zasilku budeme dnes dorucovat
|
|
- Dopravci - PPL - Prevzali jsme Vasi zasilku
|
|
- Dopravci - Nowa przesylka
|
|
- Dopravci - Przesylki w drodze
|
|
- Dopravci - GLS - Zoznam dobierok
|
|
- Dopravci - DPD - Vas balicek DPD uz je na ceste
|
|
- Dopravci - GLS - Prevzali jsme vas balik
|
|
- Dopravci - GLS - Utanvet reszletezo
|
|
- Dopravci - Balikovna - Vezeme Vam balik
|
|
|
|
### Recenze
|
|
|
|
- Recenze - Trustpilot
|
|
- Recenze - Google
|
|
|
|
### Marketing / platformy / social
|
|
|
|
- Google - ADS - reklamy
|
|
- Dropbox - Last week's updates in your shared folders
|
|
- Instagram - 9bplus, mrknete na momenty, ktere vam utekly
|
|
- Instagram - 9bplus, mate neprectene zpravy
|
|
- Instagram - 9bplus, sledujte ve svem kanalu
|
|
|
|
### Spam
|
|
|
|
- SPAM
|
|
|
|
## Klicove pravidlo pro budouci trideni
|
|
|
|
Automaticke filtry maji filtrovat pouze systemove a automaticke e-maily. Jakmile se z automatickeho e-mailu stane ziva konverzace, zprava ma zustat v Inboxu nebo dostat stav "k reseni".
|
|
|
|
Prakticky princip:
|
|
|
|
- filtrovat podle kombinace odesilatele a predmetu
|
|
- nepouzivat samotny predmet jako jedine pravidlo
|
|
- odpovedi s prefixem RE:, Re:, Aw:, Fwd: netridit automaticky pryc
|
|
- u dodavatelu a zakaznicke komunikace davat prednost ponechani v Inboxu pred skrytim do slozky
|
|
|
|
Navrhovana bezpecnostni brzda pro automaticke filtry:
|
|
|
|
- Predmet neobsahuje RE:
|
|
- Predmet neobsahuje Re:
|
|
- Predmet neobsahuje AW:
|
|
- Predmet neobsahuje Aw:
|
|
- Predmet neobsahuje FWD:
|
|
- Predmet neobsahuje Fwd:
|
|
|
|
Podle moznosti SOGo/Sieve je vhodne pridat i kontrolu hlavicek typu Auto-Submitted, Precedence nebo konkretni automaticke odesilatele.
|
|
|
|
## Navrhovane cilove slozky
|
|
|
|
Navrh pro sjednoceni:
|
|
|
|
- 01 - Akcni / k reseni
|
|
- 02 - Objednavky zakaznici
|
|
- 03 - B2B objednavky
|
|
- 04 - B2B faktury a doklady
|
|
- 05 - Dopravci - dorucovani
|
|
- 06 - Dopravci - dobirky a faktury
|
|
- 07 - Reklamace
|
|
- 08 - Recenze
|
|
- 09 - Marketing a platformy
|
|
- 90 - Archiv vyrizeno
|
|
- 99 - Automaticky odfiltrovano
|
|
|
|
## Navrhovane pojmenovani filtru
|
|
|
|
Format:
|
|
|
|
`Kategorie - Zdroj - Typ zpravy`
|
|
|
|
Priklady:
|
|
|
|
- B2B faktury - Yate - faktura
|
|
- B2B objednavky - Vertone - potvrzeni
|
|
- Dopravci dorucovani - DPD - balik na ceste
|
|
- Dopravci dobirky - GLS - seznam dobirek
|
|
- Marketing - Instagram - notifikace
|
|
- Banka - Fio - prijem
|
|
- Karantena - PayU - PKO oznameni
|
|
|
|
## Navrhovany dalsi postup
|
|
|
|
1. Vyexportovat nebo rucne opsat detailni podminky vsech 61 filtru.
|
|
2. U kazdeho filtru doplnit: podminka, akce, cilova slozka, zda zastavuje dalsi pravidla.
|
|
3. Oznacit filtry jako:
|
|
- ponechat
|
|
- sloucit
|
|
- prejmenovat
|
|
- vypnout
|
|
- nahradit bezpecnejsim pravidlem
|
|
- rizikove mazani
|
|
4. Nejdrive upravit nazvy a karantenu, ne mazani.
|
|
5. Po testovacim obdobi resit archivaci a pripadne cisteni.
|
|
|
|
## Zasady bezpecnosti
|
|
|
|
- Zadna hesla neukladat do dokumentace.
|
|
- Pred zmenami vzdy mit aktualni audit.
|
|
- Mazaci pravidla nemenit bez explicitniho potvrzeni.
|
|
- U zive komunikace preferovat Inbox nebo "01 - Akcni / k reseni".
|
|
- Automatizace Maalflows ma v prvni fazi pouze cist a navrhovat, ne odesilat a nemazat.
|