6.9 KiB
6.9 KiB
Audit nastaveni SOGo mailboxu info@9b-plus.com
Datum: 2026-08-06 Rezim: pouze analyza, bez mazani, presouvani, ukladani nebo zmen nastaveni Mailbox: info@9b-plus.com Rozhrani: SOGo Groupware / mail.ma-al.com
Shrnuti
Mailbox ma rozsahle rucne nastavene trideni. Aktualne bylo nalezeno 61 filtru, coz uz je dost na to, aby vznikaly duplicity, prekryvy a nejasne chovani pri pridavani dalsich pravidel.
Hlavni cil neni pridat dalsi filtry, ale sjednotit system:
- jasne pojmenovani pravidel
- mene cilovych slozek, ale s jasnym vyznamem
- oddeleni automatickych notifikaci od zive komunikace
- omezit nebo nahradit mazaci pravidla bezpecnejsi karantenou
- zavest evidenci pravidel, aby se nova pravidla neduplikovala
Stav mailboxu
- Inbox: priblizne 10 347 zprav
- Kapacita: priblizne 76 % z 10 240 MB
- Riziko: mailbox se blizi prakticke hranici, kde bude vhodne resit archivaci a ukladani velkych priloh
Viditelne slozky
- AAA - vyrizena konverzace
- B2B - faktury
- B2B - potvrzeni objednavky
- B2C - potvrzeni objednavky
- Dopravci - dorucovane zasilky
- Dopravci - faktury atd.
- Google - ADS
- Recenze od zakazniku
- Koncepty
- Odeslana posta
- Kos
- Nevyzadana posta
- Sablony
- Archive
Obecna nastaveni posty
- Automaticke oznacovani zprav jako prectene: zapnuto
- Oznaceni za prectene: ihned po zobrazeni
- Vzdalene inline obrazky: nikdy
- Podpis do novych zprav: zapnuto
- Podpis do odpovedi: zapnuto
- Podpis do preposlanych zprav: zapnuto
- Format vytvarenych zprav: HTML
- Automaticke ukladani rozepsane zpravy: kazdych 5 minut
Poznamka: nastaveni vzdalenych obrazku na "Nikdy" je bezpecne. Automaticke oznaceni za prectene ihned po otevreni muze byt problem u sdilene schranky, protoze zprava muze zmizet z pozornosti ostatnich lidi.
Stitky
- Pracovni
- Pozdeji
- Dulezity
- Treba udelat
- Odeslano potvrzeni o precteni
- Osobni
Soucasne skupiny filtru
Mazaci / odfiltrovavaci
- Smazat oznameni PKO - PayU
- Smazat oznameni PKO - DPD
- Smazat oznameni PKO - Zasilkovna
- Smazat oznameni FIO - DPD
- Smazat oznameni FIO - Zasilkovna - CZK
- Smazat oznameni FIO - Zasilkovna - EUR
- Smazat oznameni FIO - GLS - CZK
- Smazat oznameni FIO - Fio banka - vydaj na konte
- Smazat oznameni FIO - GLS
Riziko: mazaci filtry jsou nejcitlivejsi cast. Doporuceni je nemenit je rovnou na tvrde mazani, ale nejdrive pouzit slozku typu "99 - Automaticky odfiltrovano" nebo "99 - Karantena automatika".
B2B faktury a doklady
- B2B - faktury - Yate
- B2B - faktury - RP Climbing - Ocun
- B2B - faktury - Ferrino
- B2B - faktury - Dodaci list - RP Climbing - Ocun
- B2B - faktury - Activent 365 s.r.o. - Pinguin
- B2B - faktury - STS
- B2B - faktury - Norský svet
- B2B - faktury - Pinguin - Potvrzeni objednavky ze systemu B2B
- B2B - faktury - Norge
- B2B - Faktura c - Vertone
- HEUREKA.SK - Faktura - danovy doklad
B2B potvrzeni a objednavky
- B2B - potvrzeni objednavky - TECHINOVA s.r.o.
- B2B - potvrzeni objednavky - BRYNJE.eu
- B2B - potvrzeni objednavky - Ocun
- B2B - potvrzeni objednavky - Vertone - Objednavka byla prijata
- B2B - Objednavka zbozi - obchod@warmpeace.cz
- B2B - Your Submitted Rock Empire Order
- B2B - Sea to Summit Order Confirmation Order
- B2B - Shipping Confirmation + Delivery note Sea to Summit GmbH
- B2B - Vertone - Dekujeme za Vasi B2B objednavku
B2C
- B2C - potvrzeni objednavky
Dopravci
- Dopravci - GLS - Aktualni stav
- Dopravci - DPD - Tydenni rozpis hromadnych plateb za obdobi
- Dopravci - GLS - International ShopReturnService Report
- Dopravci - DPD - recenze na doruceni
- Dopravci - DPD - Dnes Vam dorucime balicek
- Dopravci - PPL - Prevzali jsme vasi
- Dopravci - Zasilkovna - Prehled vybranych dobirek
- Dopravci - Zasilkovna - Zasilku jsme prevzali a nasledujici pracovni den ji dorucime
- Dopravci - GLS - Dnes vam budeme dorucovat balik
- Dopravci - GLS - Seznam dobirek
- Dopravci - GLS - Sledovani baliku
- Dopravci - GLS - Dorucili jsme vas balik
- Dopravci - DPD - Vas balicek je na ceste
- Dopravci - GLS - Track & Trace Protocol
- Dopravci - PPL - Vasi zasilku budeme dnes dorucovat
- Dopravci - PPL - Prevzali jsme Vasi zasilku
- Dopravci - Nowa przesylka
- Dopravci - Przesylki w drodze
- Dopravci - GLS - Zoznam dobierok
- Dopravci - DPD - Vas balicek DPD uz je na ceste
- Dopravci - GLS - Prevzali jsme vas balik
- Dopravci - GLS - Utanvet reszletezo
- Dopravci - Balikovna - Vezeme Vam balik
Recenze
- Recenze - Trustpilot
- Recenze - Google
Marketing / platformy / social
- Google - ADS - reklamy
- Dropbox - Last week's updates in your shared folders
- Instagram - 9bplus, mrknete na momenty, ktere vam utekly
- Instagram - 9bplus, mate neprectene zpravy
- Instagram - 9bplus, sledujte ve svem kanalu
Spam
- SPAM
Klicove pravidlo pro budouci trideni
Automaticke filtry maji filtrovat pouze systemove a automaticke e-maily. Jakmile se z automatickeho e-mailu stane ziva konverzace, zprava ma zustat v Inboxu nebo dostat stav "k reseni".
Prakticky princip:
- filtrovat podle kombinace odesilatele a predmetu
- nepouzivat samotny predmet jako jedine pravidlo
- odpovedi s prefixem RE:, Re:, Aw:, Fwd: netridit automaticky pryc
- u dodavatelu a zakaznicke komunikace davat prednost ponechani v Inboxu pred skrytim do slozky
Navrhovana bezpecnostni brzda pro automaticke filtry:
- Predmet neobsahuje RE:
- Predmet neobsahuje Re:
- Predmet neobsahuje AW:
- Predmet neobsahuje Aw:
- Predmet neobsahuje FWD:
- Predmet neobsahuje Fwd:
Podle moznosti SOGo/Sieve je vhodne pridat i kontrolu hlavicek typu Auto-Submitted, Precedence nebo konkretni automaticke odesilatele.
Navrhovane cilove slozky
Navrh pro sjednoceni:
- 01 - Akcni / k reseni
- 02 - Objednavky zakaznici
- 03 - B2B objednavky
- 04 - B2B faktury a doklady
- 05 - Dopravci - dorucovani
- 06 - Dopravci - dobirky a faktury
- 07 - Reklamace
- 08 - Recenze
- 09 - Marketing a platformy
- 90 - Archiv vyrizeno
- 99 - Automaticky odfiltrovano
Navrhovane pojmenovani filtru
Format:
Kategorie - Zdroj - Typ zpravy
Priklady:
- B2B faktury - Yate - faktura
- B2B objednavky - Vertone - potvrzeni
- Dopravci dorucovani - DPD - balik na ceste
- Dopravci dobirky - GLS - seznam dobirek
- Marketing - Instagram - notifikace
- Banka - Fio - prijem
- Karantena - PayU - PKO oznameni
Navrhovany dalsi postup
- Vyexportovat nebo rucne opsat detailni podminky vsech 61 filtru.
- U kazdeho filtru doplnit: podminka, akce, cilova slozka, zda zastavuje dalsi pravidla.
- Oznacit filtry jako:
- ponechat
- sloucit
- prejmenovat
- vypnout
- nahradit bezpecnejsim pravidlem
- rizikove mazani
- Nejdrive upravit nazvy a karantenu, ne mazani.
- Po testovacim obdobi resit archivaci a pripadne cisteni.
Zasady bezpecnosti
- Zadna hesla neukladat do dokumentace.
- Pred zmenami vzdy mit aktualni audit.
- Mazaci pravidla nemenit bez explicitniho potvrzeni.
- U zive komunikace preferovat Inbox nebo "01 - Akcni / k reseni".
- Automatizace Maalflows ma v prvni fazi pouze cist a navrhovat, ne odesilat a nemazat.